Când bunurile au fost recepționate ori serviciile au fost prestate, dar factura furnizorului lipsește la închiderea lunii, contabilul înregistrează operațiunea prin contul 408 Furnizori – facturi nesosite. Pentru aceasta îi trebuie informații pe care le deține omul care strânge și predă documentele: ce a intrat în firmă fără factură, de la cine și la ce valoare estimată.
Rolul acesta îl are, de la o firmă la alta, un office manager, un gestionar sau o asistentă de birou. Nu este contabil și nu trebuie să devină. Explicațiile de pe ContaFirma, platformă educațională despre conturi și note contabile, arată însă că de felul în care sunt predate hârtiile depinde cât de corect iese luna în contabilitate. Rândurile următoare privesc contul 408 din scaunul celui care duce dosarul.
De ce nu poate aștepta contabilitatea factura
Regula este că stocurile și cheltuielile apar în luna în care bunurile au intrat ori serviciile au fost prestate, nu în luna în care sosește factura. O livrare primită în ultimele zile ale lunii și facturată de furnizor abia în luna următoare aparține, contabil, lunii în care marfa a ajuns pe raft.
Fără contul 408, marfa ar exista fizic, dar nu și în evidențe, iar cheltuiala unui serviciu deja consumat ar aluneca în luna următoare. Rezultatul lunii ar fi denaturat. La nivelul unui an întreg, efectul cântărește și mai mult, pentru că pe rezultatul anual se sprijină situațiile financiare. Contul 408 ține locul facturii până când aceasta apare: arată o datorie reală față de furnizor, pentru care documentul final încă lipsește.
Ce hârtii ajung în dosarul pentru contabilitate
Fără factură, înregistrarea se sprijină pe alte documente, iar ele trec prin mâna celui care primește marfa sau urmărește contractele:
- pentru bunuri: avizul de însoțire, cu care a sosit marfa, și NIR-ul întocmit la recepție;
- pentru servicii: contractul, un proces-verbal sau o estimare a consumului, din care să rezulte ce s-a prestat și cam cât valorează;
- la final, pentru ambele: factura furnizorului, predată imediat ce sosește.
Un aviz rătăcit prin depozit sau rămas în mașina șoferului înseamnă o intrare pe care contabilul nu are cum s-o ghicească. De aceea, obiceiul de a pune avizele într-un loc anume, chiar în ziua recepției, valorează mai mult decât orice explicație dată ulterior.
Mesajul de final de lună către contabil
Documentele singure nu sunt întotdeauna de ajuns. La închiderea lunii, contabilul are nevoie și de un mesaj scurt, care să răspundă la două întrebări. Ce bunuri au fost primite fără factură, cu avizele atașate? Ce servicii importante au fost consumate fără să fi fost facturate și care este valoarea lor estimată?
La bunuri, răspunsul este de regulă simplu, pentru că avizul și NIR-ul conțin cantitățile. Serviciile dau mai multă bătaie de cap: energia consumată, transportul efectuat, o lucrare de mentenanță terminată în ultima săptămână. Aici valoarea vine din contract sau dintr-o estimare rezonabilă a consumului. Estimarea nu trebuie să fie perfectă. Trebuie să existe și să fie făcută de cineva care cunoaște situația, iar office managerul este adesea chiar acel om.
Ce se întâmplă când factura ajunge în sfârșit
La sosirea facturii, suma trece din 408 în 401 Furnizori, contul datoriilor obișnuite față de furnizori, și tot atunci se înregistrează TVA deductibilă. Motivul este că TVA se deduce pe baza facturii, nu a avizului. Dacă la recepție a fost estimat și un TVA, acesta stă până atunci în contul 4428 TVA neexigibilă, tocmai pentru a nu fi tratat ca o taxă deja deductibilă.
Se întâmplă ca factura să vină cu altă valoare decât cea estimată: prețul s-a modificat, cantitatea facturată diferă, consumul real a fost altul. În acest caz, contabilul înregistrează diferența. Celui care predă documentele îi rămâne o sarcină măruntă, dar care contează: să spună limpede că factura abia sosită se referă la o recepție mai veche, deja comunicată. Altfel, aceeași marfă riscă să fie înregistrată a doua oară.
Soldul vechi din 408, un semnal pentru cel care ține dosarele
Un sold care rămâne în 408 luni la rând arată, de regulă, una din două situații. Fie factura nu a mai sosit deloc, fie a sosit și a fost înregistrată direct în 401, fără închiderea lui 408. În primul caz lipsește un document. În al doilea, aceeași datorie apare de două ori.
Lămurirea pornește tot de la documente. Contabilului i se cere lista soldului din 408 pe furnizori, iar cel care ține dosarele verifică, furnizor cu furnizor, ce facturi lipsesc. Unele se găsesc într-un e-mail necitit, altele trebuie cerute din nou. Pagina ContaFirma dedicată acestei operații, nota contabilă pentru facturile nesosite, prezintă documentele justificative, articolele contabile cu sume de exemplu și o secțiune cu lucrurile de reținut.
Închiderea anului și contul pereche 418
La sfârșitul anului, contul capătă o greutate aparte. Cheltuielile din decembrie trebuie să apară în anul în care s-au consumat, chiar dacă furnizorii le facturează după Anul Nou. Lista bunurilor și a serviciilor primite fără factură se întocmește atunci cu mai multă grijă decât în restul anului, iar contabilul o cere, de obicei, din timp.
Există și situația în oglindă. Când firma a livrat bunuri sau a prestat servicii, dar nu a emis încă factura, se folosește contul pereche, 418 Clienți – facturi de întocmit. Și aici informația pleacă de la același birou: ce s-a livrat și nu s-a facturat până la sfârșitul lunii.
Office managerul rămâne, în tot acest drum, omul documentelor, nu al înregistrărilor. Notele contabile, estimările de TVA și regularizările sunt treaba contabilului. ContaFirma explică mecanismul pentru ca omul care predă documentele să știe de ce i se cer anumite hârtii și ce se întâmplă cu ele mai departe. Un dosar complet și un mesaj clar la final de lună sunt contribuția lui la o balanță care arată realitatea.
